Bawaslu Kota Solok Gelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan

solokkota.bawaslu.go.id - Kota Solok — Dalam rangka meningkatkan efektivitas pengelolaan sumber daya manusia pengawas pemilu, Bawaslu Kota Solok menggelar Rapat Dalam Kantor (RDK) bertajuk “Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bawaslu Kota Solok” pada Kamis (7/5/2026) di Kantor Bawaslu Kota Solok.

Kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi perkantoran serta memperkuat sistem kearsipan di lingkungan Bawaslu Kota Solok.

Ketatausahaan dan kearsipan dinilai memiliki peran strategis dalam mendukung tertib administrasi serta kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan pemilu dan pemilihan. Rapat kali ini diikuti oleh pimpinan dan seluruh  jajaran Sekretariat Bawaslu Kota Solok.

Dalam sambutannya, Koordinator Sekretariat Bawaslu Kota Solok, Agustin, menyampaikan bahwa kegiatan tersebut sangat penting dalam mendukung tertib administrasi dan pengelolaan arsip di lingkungan lembaga.

“Rapat Dalam Kantor hari ini sangat urgen dalam pelaksanaan tertib administrasi dan kearsipan di Bawaslu Kota Solok. Penataan arsip harus lebih baik dari sebelumnya karena saat ini tenaga administrasi dan kearsipan kita sudah tersedia,” ujarnya.

Sementara itu, Ketua Bawaslu Kota Solok, Rafiqul, menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik guna mempermudah pencarian data dan dokumen ketika dibutuhkan secara cepat.

“Melalui RDK ini, kita ingin memastikan bagaimana kelanjutan pengelolaan kearsipan di kantor kita. Arsip kepegawaian, keuangan, hingga arsip teknis pengawasan, penanganan pelanggaran, dan sengketa harus tertata dengan baik agar mudah ditemukan saat diperlukan,” ungkap Rafiqul.

Ia juga menambahkan bahwa arsip keuangan merupakan dokumen penting yang harus disimpan secara maksimal dan sistematis agar proses pencarian data tidak mengalami kendala.

Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran dan Penyelesaian Sengketa, Eka Rianto, turut menyampaikan pentingnya peningkatan kerapian dalam pengelolaan arsip maupun disiplin dalam penampilan kedinasan.

“Kita perlu meningkatkan kerapian kearsipan, termasuk kerapian dalam berpakaian dinas karena hal tersebut memberikan efek positif terhadap kualitas pekerjaan di Bawaslu Kota Solok,” katanya.

Eka juga mendorong pemanfaatan digitalisasi arsip melalui penyimpanan file dalam perangkat penyimpanan digital. Namun demikian, arsip fisik tetap harus menjadi perhatian utama.

“Arsip digital dan arsip manual sama-sama penting. Keduanya perlu ditingkatkan agar mempermudah pencarian dokumen. Selain itu, perlu adanya cadangan data atau backup pada masing-masing divisi agar pengelolaan arsip lebih maksimal,” tambahnya.

Pada kesempatan yang sama, Koordinator Divisi Hukum, Pencegahan, Partisipasi Masyarakat, dan Hubungan Antar Lembaga, Ilham Eka Putra, menyampaikan bahwa kualitas tata kelola arsip turut mencerminkan kualitas sebuah lembaga.

“Tampilan lembaga juga didukung oleh tampilan kearsipan kita. Arsip menjadi penopang data dan rekam jejak lembaga. Oleh karena itu, tata kelola arsip perlu dimaksimalkan ke depannya,” ujarnya.

Ia juga menegaskan bahwa keberadaan arsip yang valid sangat dibutuhkan, terutama dalam proses Perselisihan Hasil Pemilihan Umum (PHPU) di Mahkamah Konstitusi.

“Dalam PHPU di Mahkamah Konstitusi, sumber data yang valid sangat dibutuhkan. Karena itu, arsip harus benar-benar dijaga dan ditata dengan baik,” kata Ilham, diselingi ungkapan penyemangat kepada peserta rapat, “Arsip saja dijaga, apalagi hatimu.”

Melalui kegiatan tersebut, Bawaslu Kota Solok berharap seluruh jajaran sekretariat dapat memahami tata kelola administrasi dan pengarsipan yang baik, tertib, serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengelolaan arsip yang efektif juga diharapkan mampu mendukung akuntabilitas dan profesionalitas lembaga dalam menjalankan tugas pengawasan pemilu dan pemilihan.